Задача
Компания использовала ручной процесс выдачи сувенирной продукции сотрудникам. Не было единого механизма согласования, контроля остатков и фиксации факта выдачи. Из-за этого появлялись дополнительные трудозатраты и риск ошибок при учете продукции.
Что нужно было автоматизировать
Нужно было перевести весь процесс в Битрикс24: от создания заявки и согласования до списания продукции со склада, корректировки остатков, формирования документов и передачи информации в бухгалтерию.
Решение
В Битрикс24 был реализован бизнес-процесс выдачи сувенирной продукции. После создания заявки система автоматически проверяет остатки продукции и контролирует ее фактическое наличие на складе.
Согласование и выдача
Если продукция доступна, руководителю автоматически ставится задача на согласование выдачи. После утверждения ответственный за выдачу продукции получает задачу на подготовку и выдачу продукции сотруднику.
Сценарии процесса
В процессе предусмотрены сценарии полной выдачи, частичной выдачи и отказа в выдаче. Если заявку нужно скорректировать, инициатор может изменить данные и повторно запустить процесс согласования.
Автоматизация учета и документов
После завершения выдачи система автоматически списывает продукцию со склада, корректирует остатки, формирует документ списания, создает накладную и направляет документы бухгалтеру.